아침마다 쏟아지는 이메일 폭탄
아침에 일어나면 가장 먼저 하는 일이 이메일 확인입니다. 국내 거래처, 베트남 파트너사, 직원들, 설계사무소, 시공사… 하룻밤 사이에 수십 통이 쌓여 있습니다.
예전에 직원이 많을 때는 "이건 김 대리한테, 저건 박 과장한테" 분배하면 됐습니다. 그런데 지금은 1인 기업입니다. 모든 이메일을 제가 직접 읽고 판단해야 합니다.
솔직히 말하면, 이메일 정리만 하다가 오전이 다 가는 날도 있었습니다. 그게 AI를 쓰게 된 진짜 이유입니다.
AI에게 이메일을 맡기기 전 걱정했던 것
처음엔 걱정이 됐습니다. 비즈니스 이메일에는 민감한 금액, 거래 조건, 개인 정보가 담겨 있습니다. AI에 넣어도 될까?
결론부터 말씀드리면, 저는 이메일 원문 전체를 AI에 넣지 않습니다. 핵심 내용만 요약해서 넣습니다. 예를 들어 이런 식입니다:
이렇게 하면 민감한 정보는 노출하지 않으면서 AI의 도움을 받을 수 있습니다.
제가 실제로 쓰는 방법 3단계
1단계: 중요도 분류
받은 이메일 제목과 발신자만 보고 AI에게 묻습니다. "이 중에 오늘 안에 답장해야 할 것은 뭔지 판단해줘." 그러면 AI가 긴급도 순으로 정리해줍니다. 이것만으로 시간이 30분은 절약됩니다.
2단계: 답장 초안 작성
중요한 이메일에는 답장을 써야 합니다. 45년간 해외 비즈니스를 해왔지만, 영어 이메일을 쓸 때마다 표현이 맞는지 고민됩니다. AI에게 초안을 맡기면 3분이면 됩니다. 저는 그 초안을 검토하고 약간 수정해서 보냅니다.
3단계: 주요 내용 요약 보관
중요한 이메일 내용을 AI에게 요약시켜서 별도로 저장합니다. 나중에 "그 베트남 건 어떻게 됐더라?" 할 때 바로 찾을 수 있습니다. 이게 제 나이에 정말 유용합니다. 기억력을 AI가 보완해주는 셈이죠.
실제로 달라진 점
| 항목 | AI 사용 전 | AI 사용 후 |
|---|---|---|
| 이메일 처리 시간 | 오전 2~3시간 | 30~50분 |
| 답장 작성 시간 | 이메일당 20~30분 | 5~10분 |
| 영문 이메일 스트레스 | 높음 | 거의 없음 |
| 중요 이메일 누락 | 가끔 발생 | 거의 없음 |
75세 시니어에게 특히 좋은 이유
젊은 분들은 이메일을 빠르게 훑어보고 판단하는 게 익숙합니다. 그런데 저는 꼼꼼히 읽어야 직성이 풀립니다. 그러다 보니 시간이 더 걸렸습니다.
AI가 먼저 중요도를 판단해주면, 저는 정말 중요한 이메일에만 집중할 수 있습니다. 경험과 판단력은 제가, 분류와 초안은 AI가. 이 조합이 1인 기업 운영의 핵심입니다.